Organiser l’activité de son agence avec un logiciel de gestion immobilière ou celle de son syndic avec un logiciel de gestion de copropriétés semble aujourd’hui devenu la norme pour bon nombre de professionnels. Pour votre part, en tant qu’administrateur de bien, vous hésitiez encore mais la transformation digitale de la profession vous a finalement convaincu de franchir le pas. Or, suivre naïvement sans comprendre n’étant jamais une bonne option, si vous devez vous doter d’un logiciel de gestion locative professionnel, mieux vaut comprendre de quoi il retourne.

Qu'est-ce qu’un logiciel de gestion locative professionnel ?

Un logiciel de gestion locative professionnel est un programme informatique qui réalise de manière automatisée certaines tâches de votre activité pour l’ensemble des collaborateurs de votre agence immobilière. Il dispose de différentes fonctionnalités dont les plus courantes sont : 

• La gestion d’une base de données concernant les biens immobiliers et les prospects
• La création de documents juridiques ou commerciaux
• La diffusion d’annonces immobilières
• L’organisation de votre prospection…

Chaque logiciel immobilier offre des services différents, ce qui permet aux professionnels de trouver le produit le plus adapté à leur activité.

Les raisons de se doter d’un logiciel de gestion immobilière

Les bénéfices pour une agence immobilière à s’équiper d’un logiciel de gestion locative pour professionnel sont nombreux. En établir une liste exhaustive est quasiment impossible. On peut toutefois faire état des plus avérés. En effet, un logiciel immobilier performant vous permet : 

• De gagner en productivité : l’automatisation de nombreuses tâches qui prennent beaucoup de temps (envois d’avis d’échéance, de quittances et des relances, l’archivage…) vous rend disponible pour des actions productives.
• De dématérialiser vos documents : les contrats, les mandats, les baux… tous les documents importants sont édités, envoyés et même signés en ligne.
• D’améliorer votre relation client : un tableau de bord collaboratif rend l’échange possible entre bailleurs, locataires et agents immobiliers, tout en mettant à disposition les informations et documents essentiels à la location.

• De sécuriser votre activité : les calculs réalisés par le logiciel réduisent les erreurs, les données sont stockées sur un serveur externalisé ultra sécurisé, le respect de la réglementation est assuré, et le paiement en ligne ainsi que la signature électronique sont cryptés.

• D’optimiser la collaboration des équipes : les collaborateurs partagent toutes les informations utiles et le classement est facilité.

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Les éditeurs de logiciels immobiliers professionnels

Les éditeurs de logiciels immobiliers pour professionnels qui se partagent le marché se répartissent en deux catégories, suivant leurs modalités d’exécution.

• Le logiciel de gestion immobilière « On-Premise »

Ce logiciel est installé sur le serveur de l’agence immobilière situé dans ses locaux, « On-Premise » signifiant « sur place » en anglais. Le professionnel achète une licence qui lui donne l’autorisation d’exploiter le logiciel. C’est la forme la plus classique du logiciel de gestion locative pour professionnel car celui-ci est hébergé localement. 

Ce mode de fonctionnement a tendance à rassurer l’utilisateur car les données sont sur place et la dépense s’effectue en une seule fois, ce qui est pratique pour planifier l’amortissement. Toutefois, c’est un logiciel qui entraîne d’autres dépenses telles que la formation à son utilisation, les mises à jour régulières ou encore la démultiplication des licences par postes de travail. Sans compter qu’un logiciel acheté qui devient obsolète doit tout simplement être remplacé.

• Le logiciel de gestion immobilière « SaaS »

Il s’agit a contrario d’un logiciel immobilier utilisé en ligne, c’est-à-dire qu’il est installé sur un serveur externalisé mais accessible par une connexion internet. Comme son nom l’indique, c’est un logiciel « Software as a Service » (« logiciel en mode service ») qui délivre ses prestations contre le paiement d’un abonnement.

C’est un fonctionnement très souple tant au regard de l’abonnement qui peut être stoppé à tout moment, qu’à celui de son utilisation en tout lieu et à tout moment, grâce à une simple connexion à internet. Les mises à jour sont faites directement par le prestataire sans qu’il soit besoin de s’en soucier. Toutefois, sans internet, ce logiciel de gestion locative ne peut fonctionner, ce qui peut être préjudiciable à l’activité du professionnel.

Choisir parmi tous les logiciels de gestion locative suivant ses besoins 

Comme on vient de le voir, le panel des logiciels de gestion locative à utiliser dans un cadre professionnel est large. C’est pourquoi le vôtre doit être choisi pour cadrer parfaitement à votre activité. Rien ne sert de se doter du dernier produit sorti si celui-ci n’est pas exploitable par votre agence immobilière. Voilà quelques critères qui pourront vous aiguiller : 

• Quel est votre budget ?

Tous les logiciels immobiliers sont difficilement comparables car les fonctionnalités proposées ne sont souvent pas les mêmes. Il est toutefois important de ne pas perdre de vue votre budget alloué.

• Quelle est la quantité de contrats à gérer ?

Ce point est essentiel quant à la capacité du logiciel et aux modalités de facturation.

• Pendant quelle durée souhaitez-vous vous engager ?

Il existe des formules à l’année dont le tarif est intéressant mais qui nécessitent une certaine visibilité. Sinon, préférez les formules mensuelles, sans engagement.

• De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?

Inutile de prendre un logiciel de gestion locative pour professionnel complexe si vous avez une petite agence immobilière. Attention aussi de ne pas s’équiper d’un logiciel plutôt destiné aux particuliers.

• Votre matériel informatique n’est-il pas trop vétuste ?

Votre logiciel immobilier doit être en mesure de « tourner » sur votre équipement actuel. Vérifiez que la compatibilité soit possible.

Lors de la recherche de son logiciel de gestion locative professionnel, on peut facilement se décourager tant le choix est vaste. C’est pourquoi il est conseillé de se tourner vers une proposition simple en matière de tarification mais complète en matière de fonctionnalités. Si vous comprenez l’offre, il y a de grandes chances qu’elle soit faite pour vous !