Solution de gestion immobilière

Logiciel pour administrateur de biens : comment choisir sa solution ?

Parmi les différents logiciels de gestion locative pour professionnels qui existent sur le marché, faire son choix relève parfois du parcours du combattant ! Les éditeurs de logiciels immobiliers rivalisent d’inventivité, mais tous les produits disponibles ne sont pas nécessairement pour vous. Voici donc quelques pistes pour vous aider à y voir plus clair.

 

1. Pourquoi est-il avantageux d’utiliser un logiciel quand on est administrateur de biens ?


Le métier d’administrateur de biens concentre de nombreuses activités pour chacun des logements, bureaux ou locaux commerciaux gérés. Celles-ci engendrent à leur tour une quantité importante d’actions quotidiennes à effectuer. L’objectif d’un directeur d’agence est par conséquent de les optimiser au maximum.

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a. Le gain de temps par l’automatisation des tâches et la mutualisation

Un des avantages indéniables du logiciel d’administration de biens, quel qu’il soit, est certainement le gain de temps qu’il procure. Ceci est possible par l’exécution automatisée de tâches, répétées autant de fois qu’il y a de clients ou de biens gérés, comme notamment encaisser les loyers et les reverser aux propriétaires, établir les quittances de loyer, adresser les relances... De même, les collaborateurs peuvent avoir accès à des informations mutualisées par cette solution immobilière, ce qui facilite énormément leur travail et donc leur efficacité.

 

b. La rentabilité par la réactivité et la sécurité

Rentabilité et productivité sont également au rendez-vous compte tenu de la convivialité et de l’efficacité de cet outil pour administrateur de biens. La sécurité dans le stockage des données mais aussi dans les opérations financières réduit de manière sensible les erreurs. De même en ce qui concerne les risques d’oublis ou de pertes d’informations cruciales.

>>> Lire aussi : Logiciel de gestion immobilière : pourquoi est-ce rentable ?

2. Que faut-il savoir pour bien choisir son logiciel de gestion de biens ?

Certains critères de sélection doivent attirer votre attention.

a. Solution « SAAS »ou « On-premise » : Quésaco ? Quelles différences ?

Si vous choisissez un logiciel d’administration de biens « On-premise », cela signifie que l’éditeur de logiciel immobilier vous autorise, après avoir acquis une licence, à l’installer sur vos appareils avec un serveur localisé dans votre agence.

Si vous optez plutôt pour un logiciel de gestion locative « full web » ou « SaaS », vous exploitez un service sur une plateforme locative en ligne, avec seulement une connexion internet, via un abonnement.

>>> Lire aussi : 10 avantages propres aux logiciel de gestion locative en ligne "SaaS"

 

b. Vérifier les prix et modes de facturation

Les éditeurs appliquent des prix très différents avec des prestations variées, ce qui complexifie la comparaison. Soyez donc vigilant afin d’avoir une correspondance tarif/prestation à peu près équivalente. On retrouve le plus souvent des abonnements suivant le nombre de lots ou par licence, facturés au mois ou à l’année, des fonctionnalités supplémentaires optionnelles, des formations incluses ou pas, des formules tout en un...

c. Attention à la compatibilité !

Avant l’acquisition de votre outil d’administration de biens, il est indispensable de vous assurer que votre matériel informatique est bien compatible avec le logiciel qui a votre préférence. En effet, lorsque vous optez pour le « on-premise », la vétusté de certains appareils peut être rédhibitoire au moment de l’installation, ou lors des mises à jour avenir.

d. Pensez souplesse et simplicité d’utilisation

Enfin, le logiciel d’administration de biens doit être adapté à vos besoins et à votre organisation. Pour ce faire, il est préférable de déterminer au préalable les fonctionnalités que vous recherchez tout en ne perdant pas de vue les critères de souplesse et de simplicité d’utilisation. Car à l’usage, le produit peut s’avérer lourd.

>>> Lire aussi : Choisir son logiciel de gestion immobilière : 7 points de vigilance

3. Les fonctionnalités indispensables à un logiciel d’administration de biens

Indépendamment de la satisfaction de vos besoins propres, certaines fonctionnalités sont devenues incontournables pour un logiciel de gestion locative professionnel.

1. Un tableau de bord

Si un tableau de bord s’avère naturellement utile pour l’exercice de votre activité, il constitue une réelle valeur ajoutée s’il est accessible aux propriétaires et locataires du bien. En effet, une plateforme commune met à leur disposition toutes les informations essentielles pour plus de contrôle et de visibilité. Pouvoir retrouver son contrat de mandat, de bail, son état des lieux d’entrée ou encore le rapport de gestion est bénéfique pour l’expérience client.

2. La signature électronique

Une bonne relation avec sa clientèle passe nécessairement par une expérience client fluide et sûre. À ce titre, la signature électronique permet autant de faciliter les échanges que de sécuriser les engagements contractuels.

3. La gestion comptable et le quittancement des loyers

L’outil dont l’administrateur de biens a besoin pour son activité immobilière doit aussi assurer la gestion financière et comptable : encaissements de loyers, suivi des paiements, révision des loyers, régularisation des charges, émission des quittances... Ces opérations doivent être au maximum automatisées et sécurisées.

4. La dématérialisation des documents

Que ce soit pour la création des documents contractuels (baux, mandats, état des lieux, etc.), pour leur consultation ou leur transmission, la dématérialisation est une importante source d’économie. Elle réduit en effet la consommation de papier et les temps de gestion.

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Et si vous testiez la solution pour administrateur de biens Tylto ?

Le logiciel de gestion locative full-web Tylto est un véritable assistant pour les administrateurs de biens à la recherche de performance et simplicité. Pour 49 € HT par mois auquel s’ajoute 6,90 € par lot, cet outil offre tous les services attendus d’un logiciel d’administration de biens : tableau de bord collaboratif, dématérialisation, sécurisation des données, gestion comptable et paiement en ligne, signature électronique...

Par ailleurs, parce qu’il est un logiciel « SaaS », nul besoin de vous préoccuper des mises à jour : tout s’effectue sans même que vous vous en rendiez compte.

 

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En définitive, choisir un logiciel pour administrateur de biens nécessite de se baser sur différents critères déterminants tels que des fonctionnalités ou une tarification adaptés.

Mais certaines de ces fonctionnalités dépendent intrinsèquement de la nature même de la solution logicielle. Les services collaboratifs agence/client ou liés à la signature électronique et le paiement en ligne ne pourront pas être exploités sur des logiciels « On-premise ».