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    Gestion des locataires : les obligations de l’agence immobilière

    La gestion des locataires constitue une part importante de la gestion locative. Pour les agences immobilières, de nombreuses obligations en découlent.

    Si les propriétaires confient la gestion de leurs locataires à une agence immobilière, c’est qu’ils souhaitent se décharger des soucis administratifs, techniques et financiers inhérents à l’activité même de gestion locative. Pour ce faire, les parties doivent signer un mandat afin de formaliser l’ensemble des missions confiées à l’agence immobilière.

    Ce document, rédigé et signé en deux exemplaires, transfère le pouvoir de gérer le bien au professionnel. C’est pourquoi il est nécessaire de définir l’étendue des obligations de l’agence en matière de gestion locative.

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    Contractualiser avec le bon locataire

    La gestion de la location d’un logement commence bien avant l’occupation du bien, c’est-à-dire au moment de la recherche des locataires idéaux. Le mandataire immobilier doit en effet mettre tout en œuvre pour faire en sorte que le logement de son client soit occupé par une personne solvable, et ce le plus rapidement possible.

    L’organisation des visites

    La première étape de la gestion de logement locatif est d’en faire la publicité, en agence ou sur des sites internet spécialisés, pour obtenir des visites de locataires potentiels. Lors de cette première rencontre, il s’agit pour le mandataire à la fois de séduire les candidats et de prendre les renseignements nécessaires pour déterminer si la conclusion du bail est envisageable.

    La sélection des locataires

    Sur la base des éléments remis par les candidats lors de la visite des lieux, l’agent immobilier se doit d’étudier et trier les dossiers pour sélectionner les meilleurs profils qui répondent aux conditions imposées par le propriétaire, mais surtout à des critères de solvabilité. Ce choix fait partie des missions de gestion des locataires d’une agence et qui peut toutefois engager sa responsabilité.

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    La signature du bail

    L’agence immobilière se charge ensuite de la partie administrative et juridique en rédigeant le bail qui doit être à jour des dernières contraintes légales. À cette occasion, elle y joint les annexes nécessaires que sont notamment l’état des lieux d’entrée, les diagnostics techniques et l’acte de caution solidaire. La gestion locative inclut également les renouvellements de ces baux.

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    La gestion courante de la location du logement

    Il n’existe pas une liste de missions légalement définie. Mais pour une gestion locative efficace, l’agence immobilière doit assurer les tâches suivantes.

    La perception des loyers et des charges

    La mission essentielle de gestion d’un logement locatif est bien l’appel et l’encaissement des loyers auprès des locataires. Une quittance de paiement leur est ensuite remise. Le recouvrement implique par ailleurs la gestion des impayés avec l’émission de relances et éventuellement le lancement d’une procédure judiciaire.

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    Appliquer les révisions et les régularisations de charges

    Dans la continuité de la gestion comptable de la location du logement, l’agent immobilier effectue les révisions annuelles suivant l’indice prévu au bail ainsi que la régularisation des charges en fin d’année. Il règle également les charges de l’immeuble auprès du syndic de copropriété s’il y a lieu.

    Informer propriétaire et locataire

    Une bonne gestion des locataires passe à n’en pas douter par une bonne communication. L’agent immobilier doit être le lien entre propriétaire et locataire tant pour une gestion locative sereine que pour permettre d’anticiper, voire désamorcer, les éventuelles complications.

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    Les garanties de la gestion locative par une agence immobilière

    Lorsqu’elle est réalisée par un professionnel, la gestion des locataires implique une rémunération. En effet, l’agent de gestion locative fixe généralement son tarif en appliquant un pourcentage sur le montant du loyer. Celui-ci correspond à des missions standard, telles qu’évoquées plus haut, auxquelles s’ajoutent des prestations correspondant à la souscription d’une garantie des loyers impayés.

    La prise en charge des démarches en cas d’impayé

    Le responsable de gestion locative se doit de résoudre les problèmes de loyer impayé au plus vite, de préférence à l’amiable. Pour cela, il doit intervenir dès qu’ils se présentent en proposant des solutions d’échelonnement de paiement par exemple. La discussion est toujours privilégiée pour récupérer les sommes dues sans avoir à lancer une procédure judiciaire. Mais si celle-ci est inévitable, son coût est pris en charge, qu’il s’agisse de lancer un recouvrement par voie d’huissier ou d’initier une procédure en d’expulsion à l’aide des forces de l’ordre.

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    La protection juridique en cas de litige relatif au bail

    La protection juridique est une sécurité incontestable pour le propriétaire. En cas de litige avec un locataire au titre de son bail, l’agence est en mesure de lui proposer un accompagnement. Qu’il s’agisse de faire appliquer le règlement de copropriété ou d’obtenir de simples conseils, le recours à ce type d’assistance est un réel bénéfice pour le bailleur.

    La garantie des frais de remise en état si le logement est détérioré par le locataire

    La gestion des locataires peut également devenir compliquée lorsque ceux-ci sont indélicats. Si lors du départ d’un occupant le bien est laissé totalement détérioré et que le dépôt de garantie ne suffit pas couvrir les frais de remise en état, l’agent immobilier peut garantir ces sommes.

    La prise en charge des pertes en cas de non-relocation du bien.

    Une vacance locative peut être due à une expulsion, à un décès ou encore à un départ prématuré du locataire. Dans ce cas, le propriétaire peut toucher le montant du préavis non effectué ou plusieurs mois de loyer, les prises en charge étant variables selon les contrats.

    Nouveau call-to-action

    En matière de gestion locative, l’agence immobilière est scrupuleusement tenue au respect du mandat signé. Elle doit exercer ses missions dans le strict respect des intérêts du mandant. Car en cas de mauvaise gestion des locataires, la responsabilité contractuelle du mandataire peut être engagée si une négligence ou une faute a généré un préjudice pour le bailleur. À ce sujet, rappelons que la jurisprudence retient régulièrement la responsabilité du mandataire pour manquement à ses obligations de conseil, d’information, de diligence et de vérification.

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